Cliente e organizador de eventos: relação longeva faz a diferença

A constatação estampada no título desta matéria se verifica no conjunto temático dos eventos – uma indústria que não para de crescer e se modernizar. A organização e a gestão de eventos exigem competências multidisciplinares no setor, além de expertise em aplicação de funcionalidades das ferramentas digitais. E pesam, a favor do desempenho e do resultado, os relacionamentos mais duradouros entre o organizador do evento e o cliente.

O crescimento da indústria de eventos corporativos no Brasil tem alcançado a faixa de 14% ao ano, segundo informação da última pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Empresas e Eventos (Abeoc). Entidade acrescenta que há mais de 60 mil empresas que atuam diretamente no mercado de eventos. E que 94% delas se enquadram como micro ou pequenas.

De acordo com a revista Pequenas Empresas e Grandes Negócios, os gastos com eventos corporativos movimentam a média de R$ 210 bilhões ao ano. E os eventos sociais, outros R$ 16 bilhões. A soma dos valores representa 4,3% do PIB Nacional. Acrescente-se, segundo a Abeoc, que o setor de eventos ocupa o 3º lugar no ranking de motivos para estrangeiros virem ao Brasil.

Juntam-se às cifras monumentais outros aspectos e valores que se agregam ao mercado de eventos e elevam sua relevância. Eventos geram novos negócios, incrementam aqueles já existentes, revigoram o clima organizacional, promovem o conhecimento e a ciência e, principalmente, proporcionam experiências às pessoas.

CONTINUIDADE E RESULTADOS                                             

No segmento de eventos médicos e científicos, constata-se que a manutenção do fornecedor responsável pela organização é salutar. E permite o aprimoramento da experiência, em todos os aspectos.

O Congresso Brasileiro de Física Médica (CBFM) é ilustrativo. Realizado desde 1969, em diferentes cidades do Brasil, sempre traz novidades aos participantes e tem papel integrador entre os Físicos Médicos.

Em agosto de 2019, foi realizada a 24ª edição na cidade de Santos (SP), quando se comemorou o cinquentenário do evento, que foi considerado o maior da década. A 25ª edição já está agendada para acontecer de 5 a 9 de agosto, de 2020, em João Pessoa (PB).

O CASE CBFM

Itinerante, o evento científico tem sido organizado pela agência Acquaviva Eventos, em parceria com a TMC Ecology e a Triart Estandes e Eventos.    De acordo com os respectivos porta-vozes, a longevidade da relação entre cliente e fornecedores gera resultados mais consistentes. O sucesso alcançado na última edição do CBFM, por exemplo, assegurou a renovação do contrato por mais quatro anos.

“O fato das equipes e o cliente se conhecerem reduz riscos e aumenta a qualidade da entrega dos serviços prestados”, salienta Marcelo Acquaviva, CEO da Acquaviva Eventos. O empresário acrescenta que boa parte do mercado de eventos no Brasil ainda considera o organizador uma peça descartável. “É o mesmo que colocar o time em campo sem técnico”, compara. Segundo ele, a valorização dos serviços profissionais do organizador de eventos influi positivamente na escolha dos fornecedores, que tendem a proporcionar os melhores resultados ao cliente, na medida em que já o conhecem.

Sob a ótica da TMC Ecology, o conhecimento prévio é fundamental na escolha do destino para um evento itinerante. “O atendimento continuado gera conhecimento embasado. Aprimora a previsibilidade quanto ao perfil e origem do público e também facilita a negociação com os meios de transporte e hospedagem”, destaca Abraham Gurvitch, CEO da empresa.

No entendimento da Triart Estandes e Eventos, protagonista do tripé que ganha notoriedade e faz o sucesso da CBFM, a montagem de um evento ganha muito com o conhecimento prévio. “Conhecer o cliente do cliente, que é o público visitante do evento, aumenta a qualidade da entrega”, garante Pedro Luís do Valle Torrano, CEO da Triart.

Outro aspecto mencionado pelos parceiros na realização do CBFM é que, no âmbito dos eventos científicos, há uma tendência de descentralização. No Estado de São Paulo, isso é facilitado pela qualidade das malhas aérea e rodoviária, que favorece a escolha de destinos tanto do interior como do litoral.

VISÃO DA ABFM

O presidente da ABFM (Associação Brasileira de Física Médica), Dr. Homero Martins, considera que o sucesso do 24º CBFM passou pela excelente programação científica; convidados internacionais e nacionais de primeira linha; divulgação antecipada, frequente e bem-feita; e a comemoração do cinquentenário da entidade.

O dirigente sustentou que o caráter itinerante do CBFM visa beneficiar os associados, muitos deles estudantes jovens, que não podem investir em viagens longas. “Embora o congresso possa, eventualmente, ser menor quando realizado em determinadas localidades, o que importa é o cumprimento da missão da ABFM de promover a Física Médica no Brasil”, salienta.

Sobre o papel da Acquaviva, ele destaca a segurança oferecida pela empresa, que organiza o congresso desde 2009, quando se comemorou os 40 anos da ABFM. “Desde o início, desenvolvemos uma relação de confiança, com muita flexibilidade na negociação dos serviços da Acquaviva. O que não funciona é corrigido sem burocracia e sem estresse”, esclarece Martins. Não por acaso, o contrato com a Acquaviva foi renovado por mais quatro anos.

As três empresas – Acquaviva, Ecology e Triart – são associadas à Abeoc – São Paulo (Associação Brasileira de Empresas de Eventos) e protagonistas da campanha “Valorização dos Profissionais de Eventos”. A entidade também avança no processo de interiorização, com a oferta de cursos de capacitação e atualização dos profissionais de eventos.